免费OA工作流实际应用中的问与答

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企业在使用免费OA系统过程中，工作流这个功能模块用到的次数往往比其他模块的频繁，这样说明工作流在免费OA系统只核心功能，对于企业管理是不可或缺的。但是在工作流制作的过程中，很多企业都会遇到不少的问题。

现在就以点晴OA这款完全免费的OA办公系统为例，看看如何解决这些问题？

1.1    表格设计的问题

1.1.1   怎样才能快速的制作表单

答：我们建议用word、Dreamweaver等工具设计表单，用word设计表单时，我们建议表单的列数为四列，行数不限，这样显得整洁，方便打印，复制到表单表单模板设计器中不会变形；

1.1.2   从word里复制表格到表单表单模板设计器中，如何才能居中？

答：复制到表单表单模板设计器中，在表的中间任何位置，单击鼠标右件，打开表格属性，对齐方式选择居中；

1.1.3   我添加的控件为什么只能居中，不能靠左呢？

答：这是在word中设计时，光标居中造成的，在表单表单模板设计器中，可以选中该控件，选择表单表单模板设计器上方的左对齐图标。

1.1.4   如何看表单的整体设计情况

答：可以保存表单后，预览表单；预览时，将鼠标放于控件处，会显示控件名称，以便核实控件名称是否有重复现象，特别是在表单里存在大量控件时；

1.1.5   宏控件是什么意思？

答：宏控件是系统数据库中的经常用到变量，如当前用户姓名，当前日期等，可以直接调用，不用用户填写，提高填单速度，比如，我们请假时，一般申请请假人都是当前登陆用户，在表单表单模板设计器中，就可以用宏控件，取值为当前用户姓名；

1.1.6   能否直接在工作流表单中调用CRM管理模块的客户信息？

答：可以，将控件绑定自定义SQL数据源，直接对应好相关字段就可以了，还可以调用产品信息、办公用品等各种信息；

1.1.7   在什么情况下用到行输入宏控件？

答：比如申请多个办公用品时不确定申请数量时，可使用行输入宏控件。

1.1.8   表单默认值的使用？

答：在添加控件时，都有个初始值或默认值，直接输入即可；如领导的审批意见默认为：同意

1.1.9   要获取其他表单中的数据该如何设置？

答：配合单行输入框使用，在对应的控件中自定义SQL数据源。

1.2     流程设计的问题

1.2.1   固定流程与自由流程有什么区别？

答：固定流程是事先设置好步骤和经办人等各种权限，自由流程只需要指定流程发起人，由发起人预设以后的流程步骤，也可以由主办人任意自由选择人员办理。

1.2.2   如何快速新建工作流程？

答：第一，新建表单；第二新建流程名称，选好流程分类及与流程绑定的表单；第三、在流程设计器中创建好流程步骤；第四、设置好每个步骤的经办人，可写字段。这是快速简单的操作，要想熟悉，要仔细阅读说明书。

1.3     工作流代理问题

1.3.1   是否可以帮其他用户代理工作吗？

答：不能，必须由审核自己设定代理人。

1.3.2   工作流代理规则，自动代理出去的工作，能否查询到？

答：可以。

1.3.3   代理过的工作流，代理人可以查看目前的办理情况吗？

答：代理人可以在已办结的流程查到目前流程的办理情况。

1.3.4   被代理人可以把别人代理的工作流程再代理给其他人办理吗？

答：可以。

1.3.5   工作流设置代理规则后的流程，在代理人没有办理之前原审核人还可以办理吗？

答：可以办理，也可以正常查询。

1.4     工作流查询问题

1.4.1   工作流查询的权限能按个人、部门、全体来设置吗？

答：工作流查询是以流程发起人为基本查询对象的，只要是个人参与的都可以查询得到，部门或全体的查询权限，要在桌面—工作流管理—流程管理，选中某个流程的管理权限中设置，这里还可以同时设置监控权限、编辑权限等。

1.4.2   工作流查询后，能分类汇总吗？

答：不直接支持，需要用户自行将工作流查询结果导出到excel来分类汇总。

1.4.3   工作流中表单,怎样才能保存起来,以备以后的查寻?

答：工作流本来就可以查询，以后随时可以在需要的时候，查询出来打印成纸质文件，或者安装PDF虚拟打印机打印为PDF文件单独存档。

1.5     工作流监控问题

1.5.1   工作流监控的作用？

答：工作流监控人员，可以理解为这个工作流程的系统管理员，他可以发送审核提醒Email，结束或删除该工作流。

1.6     流程属性问题

1.6.1   查询字段的作用？

答：在工作流—高级查询，选择某个流程，有个“表单数据条件”这里默认是所有的表单字段，也可以按实际需要设置查询字段。

1.6.2 流程设计器的作用是什么？

答：流程设计器是用来设计工作流的步骤的，具体可以设置步骤名称，每步骤的经办人员，可填哪些字段，符合什么条件等。

1.6.3 如何清除流程测试的数据?

答:网管直接作废所有模板和流程即可。

1.7     打开流程设计器中流程步骤基本属性问题

1.7.1 如何实现流程的跳转，例如：从第一步到第二步或是第四步？

答：流程设计器中，支持设定各种条件跳转。

1.7.2 工作流当中某一步骤，A办了，B就不用办理；B办了，A就不用办理，如何设置？

答：流程设计时，设计两个平行的审核节点，然后后续审核节点指向同一个节点即可。

1.7.3 我能否给某一个步骤限制办理的时间吗？

答：不直接支持，建议所有审核人都安装点晴MIS信息通PC客户端和手机APP，只要该审核人有未完成的工作流审核，系统就会通过PC客户端或手机APP不断提醒审核人尽快完成审核，审核人可以自己设定推迟提醒时间，到期后又会自动提醒；

1.7.4 怎样直接选择自己部门主管审批？如：请假申请后，系统智能选择本部门主管。

答: 设计流程时，注意审核岗位中的两个特殊岗位：直属上级主管、所有上级主管，这两个岗位可以极大的简化整个流程设计。

1.7.5   某流程结束后,需要把流程的内容通知某一个没有参加此流程的用户,怎么操作？

答:设计流程时，设置允许审核时动态增加知会人。

1.8     流程步骤经办权限问题

3.8.1   为什么有些用户能在新建流程中找到相应的流程，而有些用户却找不到？

答:设计流程时，注意申请权限范围设置，有权限者就可以找到该流程。

3.8.2   转交一步时,选择下一步经办人却没有任何人可以选择,为什么？

答:检查一下该步骤是否有设置经办权限。

1.9     流程步骤可写字段问题

1.9.1   工作流办理界面，为什么表单控件处会显示为灰色，无法输入或显示？

答：打开系统管理—工作流设置—设计流程，打开流程设计器，检查该步骤可写字段是否设置正确。

1.9.2   如何控制流程办理人员只能填写表单中的相关内容？

答：设计流程时，设置好每个步骤的可写字段即可。

1.9.3   表单里某一项内容，实现自动赋值但不可修改，请问如何实现？

答：流程设置时将该字段设置为禁止录入即可。

1.10   流程步骤隐藏字段问题

1.10.1  工作流程设计中的隐藏字段是什么概念？

答：比如在一张合同表单里“合同金额”这个字段，在流程审批的1至3步骤是可见的，4至6步骤设置为隐藏字段，那么4至6步骤的经办人都将无法看到该字段的内容。即使是流程结束后，通过工作查询，查看该表单，也是看不到隐藏字段内容的。这比较适合流程不同步骤的经办人，具备不同知情权的情况。

1.10.2 为什么表单显示空白，无法输入内容？

答：检查流程设置，该步骤隐藏字段设置。

1.11   流程步骤条件设置问题

1.11.1  流程中的条件设置"或"，怎么不起作用？

答：比流程判断条件跳转的顺序是从上往下，如果符合了条件，就不再判断之后的条件是否符合了。

1.11.2 流作流表单可不可以设定必填项，凡必填项未填写完整或是数据不符合要求的则不能提交该表单？

答：可以，在流程设计时可以针对各个节点设置字段是否必填。